Je vous propose aujourd’hui ma version de la fiche de renseignements que l’on fait passer en début d’année scolaire aux familles.

Je reprends en tout point les informations contenues dans la fiche pré-remplie que l’on trouve sur ONDE (base de données à laquelle les directeurs ont accès).

Pourquoi ne pas prendre la fiche pré-remplie ?

Ce document est pour moi très difficile à lire pour les familles, le texte est tassé, il y a des cadres de partout, les parents cherchent ce qu’il faut remplir et à quel endroit écrire. Je n’étais pas satisfait à 100% de cet outil.

J’ai donc fabriqué ma fiche de renseignements, plus claire, plus aérée, plus accessible pour les familles majoritairement non francophones de mon école. J’ai incorporé tout ce qui, pour mon équipe est moi, est important d’avoir sur un document recto-verso au premier coup d’oeil.

Avantages

En début d’année, sur mes premiers jours de décharge, je prends un temps phénoménal pour aider les familles à remplir ce document. Avec ce format simplifié, c’est rapidement rempli.

Le document va à l’essentiel : sur le document de ONDE, il est proposé d’inscrire cinq personnes à contacter en cas d’urgence. Certaines familles pensent qu’il faut effectivement renseigner les cinq cases. Ca prend un temps fou de remplir tout ça dans ONDE chaque année. Sur ma fiche, j’ai prévu deux personnes à contacter en cas d’urgence, ça oblige les familles à sélectionner précautionneusement ces personnes là.

L’autre avantage pour moi, c’est que je suis sûr que chaque année les coordonnées et les adresses des élèves sont actualisées. Certains ne prennent pas la peine de nous informer des changements d’adresse ou de numéros de téléphone donc ça permet d’être à jour au moins quelques temps !

En cas de parents séparés, il est plus clair de voir chez quel parent vit l’enfant.

D’un coup d’oeil, mes collègues ont sur un recto-verso les coordonnées des parents, les personnes à joindre en urgence, un volet médical et si tous les documents relatifs aux élèves ont été fournis (attestation d’assurance, autorisation de photographies et de sorties, cotisation à l’OCCE, les responsabilités des parents).

On regroupe plusieurs documents en un seul : une seule impression recto-verso pour les renseignements, l’autorisation de photographies et de sorties, la cotisation à l’OCCE, les informations de santé. On limite le nombre de photocopies.

Inconvénients

Le document est à remplir entièrement chaque année, c’est plus fastidieux, mais les données sont actualisées. Il est possible de pré-remplir les données nom/prénom/date de naissance des élèves : chaque enseignant dispose de sa liste d’élèves.

Je prends beaucoup plus de temps à mettre à jour les informations numériquement dans l’application ONDE car je croise les données de l’ordinateur avec celles de la fiche de renseignements. Je le faisais également lorsque j’utilisais la fiche de ONDE.